Kita sudah memahami bahwa hampir dalam setiap program komputer terdapat komponen input, output, dan proses.

Dalam perkembangan selanjutnya, terkadang kita membutuhkan media penyimpanan yang memilki sifat permanen (persistent).

Misalnya terkadang kita perlu melihat data penjualan yang sudah kita inputkan kemarin, atau mungkin kita ingin melihat berapa banyak saldo ovo/gopay yang kita miliki setelah kita melakukan transaksi. Tentu saja akan merepotkan jika setiap kali membuka program, maka kita harus memasukkan semua data yang pernah kita masukkan sebelumnya dari awal.

File

Untuk menyimpan data secara persistent, biasanya kita harus menggunakan file. Ini cukup masuk akal. Dalam kehidupan sehari-haripun kita kerap menyimpan dokumen dalam file doc atau docx. Sementara itu, untuk data-data yang sekiranya memiliki struktur menyerupai tabel, kita kerap menggunakan file excel (xls atau xlsx).

Walaupun sebuah file dokumen atau file excel sudah cukup untuk menyimpan data dalam jumlah kecil, namun kedua format ini memiliki beberapa kelemahan:

• Ukurannya terbatas
• Sulit diakses oleh program lain selain microsoft word/excel.

Database/DBMS

Untuk kepentingan yang lebih umum, kita bisa menggunakan database management system (DBMS).

Secara low level, sebenarnya DBMS seperti postgre/mysql juga menyimpan data-datanya dalam bentuk file. Pada mysql misalnya, file-file yang dimaksud bisa kita lihat di directory /var/lib/mysql.

Lalu apa yang menjadikan DBMS istimewa? Mengapa tidak cukup menggunakan file saja?

• DBMS menyediakan interface untuk mengakses data secara high level. Menggunakan SQL tentu saja lebih mudah dan menyenangkan daripada harus mengakses file secara low level dan membaca record satu per-satu
• DBMS memiliki mekanisme indexing sehingga memungkinkan pencarian bisa dilakukan lebih cepat (Bayangkan indexing seperti cerukan huruf-huruf pada kamus yang bisa memudahkan untuk mencari kata tertentu)
• DBMS biasanya bisa diakses melalu satu jaringan, sehingga beberapa program bisa mengakses data yang sama.
• DBMS saat ini sudah mendukung replication (menyimpan data secara terdistribusi pada beberapa komputer sekaligus). Keuntungan dari replication antara lain:
  • Satu blok data bisa di-copy ke beberapa mesin, sehingga jika ada satu mesin yang mati, data masih bisa diambil tanpa ada kendala
  • Dengan melakukan penyimpanan di banyak mesin, berarti kita bisa menyimpan data yang sangat besar, yang mana mungkin tidak cukup disimpan dalam satu harddisk saja.

Dibandingkan dengan file excel, struktur tabel pada database tradisional (seperti postgre/mysql) terkesan memiliki banyak batasan. Beberapa batasan tersebut antara lain:

• Struktur tabelnya harus ditentukan di awal dan biasanya jarang diubah
• Sesuai definisi yang dibuat saat membuat tabel, tiap kolom memiliki tipe data tertentu, misalnya kolom gaji_pokok hanya boleh diisi angka, kolom tanggal_lahir hanya boleh diisi tanggal, dan seterusnya.